Kas yra prašymo išdavimo sekretorius ir tai, ką jis daro?

Pozicija ilgą laiką sekretorius buvo labiausiai pageidautina daugeliui atstovų gražus aukšte. Anksčiau, kaip taisyklė, ten buvo praktiškai nieko iš tokio darbuotojo, išskyrus patrauklią išvaizdą. Tačiau dabar viskas pasikeitė, kartais toks darbuotojas yra svarbi dalis kolektyvo ir turėtų būti pasirengę atlikti įvairias funkcijas. Kaip rezultatas, jis dažnai labai pakrautas darbą. Kas tai yra atsakomybė, kokie reikalavimai turi būti atitinkantis gauti darbo pasiūlymą, skaitykite šiame straipsnyje.

Ypatumai

Profesija „sekretorius” grįžta į senovės romos laikais. „sekretoriai” buvo patikimas asmenis imperatorių – vyrų, kurie turėjo didelę politinę įtaką. Ši profesija gavo naują pradžią per pirmąjį pasaulinį karą, bet jau reiškė visiškai kitų pareigų vykdymą. Iki mūsų laikų, tik aidai buvo pasiektas pradinis prasme sekretorius tokių pranešimų kaip generalinio sekretoriaus ir ministerijos valstybės sekretoriaus formos.

Šiandien, profesija, sekretorius-referrement reikalauja darbo įvykdymą, susijusį su dokumentais, organizacijos biuro darbą, biuro įranga ir kitas funkcijas. Svarbūs įgūdžiai už referenta sekretorius yra komunikabilumas ir dėmesingumas. Priešdėlis „referentė” reiškia, kad darbuotojas bus bendrauti su valdžios institucijomis apie įvairius darbo atvejų. Akivaizdu, kad tarp tų, kurie nori pasinaudoti šia poziciją konkurencingumo yra didelis, ypač didelėms įmonėms ar įmonių. Iš įgūdžių specifiką, kad sekretorius turi turėti, kartais gali priklausyti nuo įmonės veiklos srities. Paprasčiau tariant, įmonėje užsiima įrangos pardavimo, sekretorius reikės žinoti verslo derybų elgesio subtilybes. Tačiau tai yra ne visi būtini kiekvienos įmonės individualiai.

Dideli įdarbinti įmonės teigia, kad ši pozicija, kartu su vairuotojo pareigas ir kitų panašių vietų, rodo didelį kiekį per laiko apdorojimui. Žmonės, kurie yra šių pozicijų yra priversti prisitaikyti prie viršininkų grafiką ir būti pasirengę dirbti beveik 24/7. Dabar populiarumas įgauna „virtualūs sekretoriai”, kurios atitinka daugumą įprastų sekretorius, atsakingas už tų įmonių, kurios negali pašalinti biurą, ar tiesiog neturite padaryti dėl taupymo lėšų įsipareigojimų. Atskirai pažymėtina, kad sekretoriaujant išvaizdos svarbą. Sekretorius turi rengtis verslo stiliaus, venkite ryškių, atstumtasis ir netinkamas makiažas, šukuosena.

Kvepalų naudojimas su pastebimu aromatas nėra sveikintina, bet kuklus, patraukli išvaizda yra sveikintinas.

Darbo aprašymas

Šis dokumentas yra visi atsakomybę, susijusius su darbuotojo veikla. Be to, darbo instrukcija yra darbuotojų teises, ir už tai reikalavimų aprašymas. Šiame dokumente pateikiama informacija ir apie tai, kas turės pakeisti darbuotoją metu jo nėra. Taip pat verta paminėti, kad, jei reikia, darbo instrukcija gali būti peržiūrėtas ir pakeistas. Tai gali atsitikti šiais atvejais.

• Keičiant sekretorius referentas pareigas.
• Pokyčių atsiradimas organizavimo dokumentus.
• Pokyčių atsiradimas organizacijos struktūros.

Atsakomybė. \ T

Žemiau yra pagrindiniai atsakomybė sekretorius referrant.

• Dažnai asmuo, kuris yra tokioje padėtyje yra atsakinga už biuro reikmenų. Jis taip pat turi nurodyti produktų, jei reikia,. Tiesiogiai atsakingas sekretorius – priteisti aušintuvas su vandens ir stebėkite jo užpildu.
• Nuorodos sekretorius turi gauti raginimą už galvos ir gaminti savo „atrankos”.
• Jis taip pat turėtų organizuoti lankytojų gavimo tvarką.
• Šios pozicijos asmuo yra pavaldus bendrovės generaliniam direktoriui. Taigi dauguma atliktų įsipareigojimų bus susieta su jos prašymais ir užsakymais.
• Atsakomybės sąrašas taip pat apima gautos ir išsiųstų korespondencijos priėmimą ir siuntimą, generalinio direktoriaus prašymu parengti būtinus dokumentus, dokumentų, kuriuos direktorius turi pasirašyti, kontrolė.
• Sekretorius taip pat perduoda reikiamą informaciją iš direktoriaus į darbuotojus ir priešingai, sukelia darbuotojams direktoriui, kiek reikia.
• Šis darbuotojas taip pat dažnai sąveikauja su administraciniu ir ekonominiu skyriumi. Kartais jis gali koordinuoti šio biuro biuro skyriaus darbuotojus biuro reikmenimis ir inventoriumi. Skirtingai nuo pirmojo aukščiau aprašyto elemento, šis elementas ne visada skiriamas referencinio sekretoriaus darbo aprašymuose.
• Sekretorius privalo užsisakyti skrydžius į orlaivį ir knygų kambarius viešbučiuose, jei direktorius ar kiti darbuotojai eina į verslo kelionę.
• Kai kuriose organizacijose sekretorius privalo pranešti valdžios institucijoms ir (arba) kitiems darbuotojams apie artėjančias šventes, darbuotojų gimtadienius ir atostogas. Kartais HR specialistas užsiima.
• Sekretorius kasdien turėtų parengti priėmimo direktorių į naujos dienos pradžią – apima šviesą, biuro įrangą (spausdintuvą, kompiuterį ir pan), parengti reikiamus dokumentus.

Atsakomybė

Nuorodos sekretorius turi atsakyti į dokumentų srautą ir neturi teisės atskleisti konfidencialios informacijos. Toks darbuotojas yra atsakingas už dokumentų išsaugojimą ir jų laiku pateikimą. Sekretorius yra atsakingas už oficialiosios instrukcijos nustatytų pareigų nesilaikymą, \ t. E. Nesilaikant jų darbo funkcijų, įskaitant tokius pažeidimus, tarsi vėlai. Darbuotojas gali turėti problemų, jei jis deramasi su dokumentais.

Atsakomybė dėvima konfidencialios informacijos atskleidimui, kuriame nurodoma „komercinės paslapties” kategorija. Darbuotojas draudžiamas sugadinti inventorizaciją, ypač jam suteiktus baldus arba valdo bendrovę. Sekretorius yra atsakingas už „tactless” ar grubus požiūris į darbuotojus. Kadangi tai pranešė visiems kitiems darbuotojams beveik kasdien, sekretorius turi būti nekonfliktine ir diplomatinių.

Iš šių savybių demonstravimo trūkumas gali sukelti sekretoriaujant atleidimo iš darbo.

Teisės

Pirmiausia, sekretorius-referentė turi teisę prašyti įvairių dokumentų, reikalingų dirbti įvairiuose darbuotojų. Sekretorius gali paskirstyti gautas telefono skambučius, priklausomai nuo jų svarbos savo nuožiūra. Tas pats taikoma procedūra priimti lankytojus registratūroje. Jis taip pat gali reikalauti, kad nuo darbuotojų paaiškinimą, jei ten buvo paskirta drausminė pažeidimas. Sekretorius-minima taip pat turi galimybę susipažinti su dokumentais pagal grifo „slaptai”.

Tik generalinis direktorius gali atleisti arba samdyti tokį darbuotoją, o ne padalinio ar skyriaus vadovo, kaip ir kitais atvejais. Tas pats taikoma susigrąžinimo. Sekretorius gali pateikti pasiūlymo dėl darbo su dokumentais ar valdymo metodais vadovaujant vadovui vadovui. Taip pat jis gali optimizuoti kai kurias darbo eigas. Kaip ir bet kuris kitas darbuotojas, jis turi teisę reikalauti sukurti patogias darbo sąlygas ir net žodžiu reikalauti paaiškinimų iš darbuotojų, kurie pažeidžia darbo drausmę.

Žinios ir įgūdžiai

Paprastai sekretoriaus darbas yra apskaičiuotas pagal jo vykdomąjį ir efektyvumą. Taigi kiti įgūdžiai yra antriniai. Darbuotojas turi turėti galimybę bendrauti su žmonėmis, derėtis, turėti kompetentingą kalbą. Turi būti suteikta galimybė išspręsti įvairias organizacines problemas, naudokite „microsoft office” programas – „excel”, „power point”, „word” ir kitą.

Švietimas

Nėra jokio reikalavimo švietimo, taip pat gauta specialybė. Tačiau švietimas būtinai turi būti, nors ir antrinis specialus. Teisės fakultetų absolventams teikiama pirmenybė dėl to, kad daugiausia darbas yra susijęs su dokumentacijos elgesiu. Pageidautina patirtis nuo 1 metų. Galima laikyti alternatyvią darbo patirtį per mokymo kursus.

Užsienio įmonės iš būsimo darbuotojo gali reikalauti žinių apie užsienio kalbą. Sekretorius turi sugebėti kompetentingai išreikšti savo mintis, rašyti ir parengti dokumentus be gramatinių klaidų.

Dažnai darbo instrukcijoje gali būti neišsamus teisių, pareigų ir reikalų sąrašas sekretoriaus nuoroda. Tai taikoma pareigoms – iš tikrųjų jų sąrašas yra platesnis.

Darbo vieta

Šios profesijos paklausa yra didelė. Paprastai tokia veikla geriausiai tinka jauniems specialistams, kurie neseniai baigė. Ši veikla yra puiki galimybė sužinoti apie įmonės darbo struktūrą. Manoma, kad šioje pozicijoje galima nusipirkti gerus įgūdžius iš gero vadovo ateityje. Kadangi referentas sekretorius atlieka įvairių pareigų, jis yra svarbus ir būtinas darbuotojas net mažiausių įmonių.

Taigi, verta pažymėti, kad šablonas, pagal kurį sekretorius turėtų galėti virkite kavą ir atsakyti į telefono skambučius tik toli nuo tiesos. Dabar jis yra plataus spektro specialistas.