Biuro vadovas: kas tai ir ką?

Šiuolaikiniame versle, ne įmonė, kuri turi biurą negaliu padaryti be biuro vadybininkas darbą. Ši pozicija apima administravimą ir valdymą su organizacijos biuro eigos.

Kas tai?

Iš esmės, biuro vadybininkas informatyvus ir gairės, kur visi darbo momentai įmonės susilieja ir išspręsti. Jis sąveikauja tarp galvos ir pavaldinių, informuoja paprastų darbuotojų apie pasirašytų dokumentų, galvos dokumentus, bendrauja su įmonės klientais, kontroliuoja susirašinėjimo, monitoriai bendrovės sveikata ir suteikia tarnybos biuras, atlieka tiesioginį direktorius ir jo pavaduotojas.

Biuro menedžeris – darbuotojas, kuris suteikia visą biurą visavertė eigos. Aprašymas profesijos padės geriau suprasti darbo esmę.

Pasak darbuotojų profesijų ir darbuotojų pareigybių klasifikatoriaus, biuro vadybininkas profesija ir jo pareigos gerokai skiriasi nuo sekretoriaujant profesijos. Biuro vadybininkas, visų pirma, biurų organizatorius, vadybininkas ir administratorius vienam asmeniui. Sekretoriaujant profesija reiškia jo pateikimo į konkretaus asmens (direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo, aukščiausio lygio vadovai) ir vykdantiems tik savo reikalus.

Oficialios pareigos sekretoriato yra: vedimo vadovas, jo korespondencija, konkrečių nurodymų atlikimas. Sekretorius lanko tik savo tiesioginio vadovo reikalus ir netrukdo pareigoms.

„office manager” valdo visą dabartinį biuro darbą, daugiausia šio popieriaus dokumento srauto. Stebėkite nepertraukiamą biuro įranga, teikia įmonės darbuotojams kanceliarinės prekės, laikui bėgant atkreipia dėmesį į užsakymus, užsakymus ir pranešimus apie biurą, paskelbtą vadovu, priima gaunamus telefono skambučius, jei reikia, vadovauja susitikimų ir kelionių direktoriaus kalendorių. Šiuo atveju laisva vieta vadinama „biuro valdytoju su sekretoriaus funkcijomis”.

Atsakomybė ir funkcijos įmonėje

Kadangi „office manager” darbas apima organizacinius, informacinius ir administracinius veiksmus, jos pareigos pareigos apima tam tikras funkcines užduotis. Tai yra „office manager” veiklos užimtumas ir esmė, kuri turėtų: \ t

• Parengti biuro darbą į naują darbo dieną: patikrinkite telefonų, kompiuterių ir biuro įrangos veikimą, eksploatacinių medžiagų buvimą (popieriaus užpildytomis spausdintuvo kasetėmis)+
• Kontroliuoti, sekite švarumą biuro patalpose, sanitarinių standartų laikymasis (pilnas apšvietimas, vėdinimas, temperatūros patalpų temperatūra), patikrinkite padalintų sistemų veikimą+
• Pirkti raštinės reikmenis ir laiku suteikti jiems biuro darbuotojus+
• Užsisakyti geriamojo vandens, plovikliai, tualetinis popierius, servetėlės+
• Valdykite dabartinį dokumentų valdymą: rengiamų dokumentų rengimas, ataskaitos, darbo medžiagos, reikalingos visam biuro darbui, išspręsti kitas darbo akimirkas ir užduotis+
• Kasdien atlieka vairuotojo ir kurjerio darbo kontrolę+
• Pagal galvos kryptis, biuro vadybininkas užsiima pareigų paskirstymo tarp darbuotojų, iškelia užduotį prieš juos, informuoja būtina darbas informaciją savo dėmesio, lemia jų atsakomybės lygio, analizuoja rezultato efektyvumą gautą+
• Suskaičiuoti ir parengia mėnesinių finansinių išlaidų sąmatą apie biuro priežiūra, kontroliuoti jo vykdymą+
• Vadovauti darbo valandų skirtuką, dienų ir valandų skaičius dirbo kiekvienas darbuotojas per kalendorinio mėnesio sistemą, laiku perduoti tabel apskaitos departamento darbo užmokesčio kaupimo+
• Kontroliuoti, kaip laikomasi darbo drausmės: dėl desemination, ankstyvą priežiūrą iš darbo faktą, darbuotojų dievai informuoti bendrovės valdymo, buhalterinės apskaitos pažeidimus ir neatitikimas su aprangos kodą+
• Organizuoti susitikimus, registruotis ir padėti lankytojams spręsti jų problemas.

Pagrindinės „office manager” kompetencijos apima derybų rengimą ir rengimą, susitikimus, susitikimus:

• Jis turi paruošti visas reikalingas medžiagas, pateikite visų suinteresuotųjų šalių įvykius, vadovauti posėdžio protokolams+
• Atlikti korespondenciją su įmonės klientais ir partneriais, padarykite pašto medžiagą+
• Dirbti su gaunamu ir išvykstančiu biuro korespondencija, užsiregistruokite, kad jis būtų išsiųstas+
• Teikti pagalbą ir pagalbą darbuotojams sprendžiant konfliktus ir prieštaringas situacijas+
• Koordinuoti biuro darbą baigus darbo dieną, patikrinkite biuro įrangą, apšvietimą, padalijimo sistemas, oro kondicionavimą nuo elektros energijos tiekimo+
• Kai kuriais atvejais biuro vadovas yra atsakingas už naujų darbuotojų paiešką ir nuomą (informacija apie būtinas laisvas darbo vietas įtraukia santrauką, atlieka preliminarią ieškovių atranką, atlieka pokalbį)+
• Raštu arba telefonu informuoja potencialius klientus dėl prekių ir paslaugų savikaina pagal kainoraštį+
• Konsultuoja apie įmonės padalinių vietą, jų funkcijos+
• Veda klientų bazę įmonės+
• Atlieka muitai svetainės priežiūra, pateikimas reklama apie prekes ir paslaugas, užsakymų suvenyrų produktų, spausdinimas, platina informacinę medžiagą.

Reikalavimai ir kokybės

Imtis biuro vadovo pareigas, kandidatas turi turėti pagrindinius įgūdžius, būtinus atlikti šį darbą, taip pat turi tam tikrų asmeninių ir profesinių savybių.

Asmeninis

Asmeninės savybės asmuo yra biologiniai ir socialiniai komponentai, kurie sudaro jo tapatybės. Biologiniai komponentai žmogus gauna iš gamtos, tėvų ir protėvių į tam tikrą rinkinį genų formos. Socialinis komponentas – tai yra socialinė aplinka, kurioje žmogus augo ir užaugo.

Abu šie komponentai sudaro charakterį ir asmenybę, pabrėžiant asmenims su tam tikromis savybėmis, ir geras, ir neigiamų. Surinkdami visus asmens asmenybės funkcijas, galite gauti objektyvų patikimą psichologinį portretą.

Šios funkcijos apima tokius bruožus, kaip antai:

• Sąžiningumas+
• Patvarumas pasiekti tikslą+
• Dėmesingumas+
• Savidisciplina+
• Atsakomybė ir organizavimas+
• Kruopštumas, augalai+
• Vidinis bajorų+
• Objektyvumas+
• Bendravimas, mandagumas, draugiškas požiūris į žmones+
• Kolencija, tikslingumas, dėmesingumas, punktualumas+
• Nesvarbu, gebėjimas išspręsti prieštaringas situacijas tarp darbuotojų, optimizmo ir teigiamų visko+
• Retailness, intelektas, pagalba+
• Veikla, ambicingumas.

Už kiekvieną individualios asmenybės, psichologinio ir emocinio ugdymo žmogų, jo paveldimumas, socialinė aplinka, kurioje jis augo.

Iš biuro vadybininkas biuro netinka asmenį sprogioje greitai grūdintas charakterio, prastai pritaikyti socialinėje aplinkoje, neteisėtas ir vychny.

Neigiami savybės asmenybės galima priskirti:

• Trūkumas, neatidumas+
• Depresijos požiūris į gyvenimą, trūksta optimizmo+
• Nesugebėjimas surinkti laiku su mintimis ir nuosekliai išspręsti užduotis+
• Agresyvus gamta+
• Polinkis į paskalas ir intrigos.

Verslas. \ T

Vyras verslo savybių – tai jo gebėjimas atlikti tam tikrus darbo užduotis ir funkcijas.

Svarbiausias iš jų yra sėkmingo patirties ir išsilavinimo, taip pat asmeninių ir verslo savybių asmeniui, kuris yra glaudžiai susipina tarpusavyje prieinamumą.

Verslo savybes, galite spręsti apie tai, kaip efektyviai pareiškėjas galės organizuoti savo darbo eigą, kaip kokybiškai atliks darbo pareigos patikėtos jam. Norint sėkmingai valdyti biurą, pareiškėjas turi turėti, be žinių ir įgūdžių, apibrėžtus verslo savybes, į kurias įeina:

• Švietimas, kvalifikacijos lygis+
• Darbo patirtis+
• Greitas mokymasis, adaptacija naujomis sąlygomis+
• Reikalauja sau ir kitiems+
• Gebėjimas dirbti tokiomis sąlygomis, multitasking, tuo pačiu metu išspręsti keletą klausimų iš karto+
• Analitinis mąstymas, gebėjimas lanksčiai ir nestandartinių mąstyti, priimti teisingus išvadas, apibendrinti+
• Verslo rankena+
• Vadovavimo įgūdžiai+
• Pasirengimas dirbti viršvalandžius+
• Oratoric gebėjimai, diplomaticity ir gebėjimas įtikinti+
• Verslo bendravimo įgūdžiai.

Profesionalus. \ T

Profesionalūs savybės asmuo yra asmeninių ir verslo savybių visuma, plius visi įgūdžiai, kad jis sugebėjo įsigyti per savo karjerą. Savo profesinėje veikloje, biuro vadybininkas turi:

• Mėgaukitės tam tikrų žinių, gebėjimai ir įgūdžiai rajone biuro valdymas+
• Profesionaliai taikyti savo žinias ir įgūdžius praktikoje+
• Gebėti dirbti su dokumentais, žinoti organizavimo dokumentų valdymo principus, taisykles formavimo archyvą+
• Būti tikri, vartotojas kompiuteryje ir kita biuro įranga+
• Kruopščiai žinoti dokumentų valdymo procesą, darbas su įeinančio ir išeinančio paštu, žinoti apie jo registravimo taisykles, laiku atnešti galvą į struktūrinių padalinių rezoliuciją, sekti vykdymo terminus pagal įmonės darbuotojų dokumentų paprašė juos siųsti siunčiamą korespondenciją paštu arba kurjeris+
• Turėti administratoriaus valdymo įgūdžius+
• Gebėti greitai spausdinti, žinoti principus ir taisykles sudarant vieną ar kitus dokumentus (įsakymus, nurodymus, instrukcijas, įsakymus)+
• Nedelsiant disponuoti naudingų žinių (kontaktai avarinių tarnybų, elektronika, santechnika, vakarienė pristatymo paslaugos)+
• Žinoti užsienio kalbų (ne visada), nors kai kurios bendrovės žinių tam tikro užsienio kalbos yra pagrindinė sąlyga kandidato, ir šiuo atveju, biuro vadybininkas turėtų laisvai kalbėti, skaityti ir rašyti užsienio kalba+
• Gebėti kalbėti kompetentinga ir rašyti, išreikšti savo mintis su gera literatūros kalba+
• Nuosavas įgūdžiai verslo etiketo.

Švietimas ir pažangus mokymas

Nė vienas iš aukštosios mokyklos moko profesijos biuro vadybininkas. Pilnas mokymas ir gauti diplomą arba pažymėjimą apie profesinį mokymą biudžeto ar privačių mokymo centrų, kolegijų.

Iš biuro vadybininkas profesija yra labai paklausą, ji gali būti įvaldę pažangiomis mokymo kursų, turintys kitą pagrindinį išsilavinimą. Kiekvienas darbdavys turi savo kandidatų reikalavimus šiam pozicijai.

Didelėse įmonėse, kaip taisyklė, šioje pozicijoje jie nori pamatyti specialistą tik su aukštojo mokslo, mažos įmonės gali imtis, kad šio posto darbuotoją su vidurinio ar specialiojo vidurinio mokslo.

Svarbiausia yra tai, kad bet koks darbdavys kreipia dėmesį į patirtis šioje pozicijoje, kompiuterių kvalifikacijos lygis, žinios apie biuro įrangą ir gebėjimą dirbti su juo, žinios apie biuro darbą ir archyvų fondų, žinios apie užsienio kalbas.

Ką rašyti CV?

Norėdami kompetentingai sukurti atnaujinimą ir gauti brangią poziciją, jums reikia išsamiai, bet sąžiningai nurodykite visą informaciją apie save: asmeninės, profesinės, verslo savybės, patirtis tokiame įraše, švietimas.

Rengdama santrauką, turite apsvarstyti konkrečius reikalavimus darbdavio nurodytą į laisvų darbo vietų skelbime. Būtinai nurodykite darbo gavimo tikslą – tai gali būti konkretus pranešimas arba įrašų sąrašas, skirtas pareiškėjui reikalauti.

Tikėtinų darbo užmokesčio lygis suteiks darbdaviui, kurį jis gali pasiūlyti ir kokie teiginiai kandidatai.

Nesuteikia klaidingos informacijos apie darbo patirtį, švietimą – visa tai gali būti lengvai tikrinama, šiuo atveju pareiškėjo laisva vieta bus neprieinama, jis tiesiog atsisakys.

Prieinamumas nuotraukų – teigiamas momentas kandidatui, darbdavys turėtų žinoti, kurio atnaujinimas svarsto. „office manager” – įmonės veidas, o darbdavys nėra abejingas, kuris jį atstovaus.

Būtinai nurodykite savo išsilavinimo lygį, dažnai dėl šios pozicijos darbdavyspriimti specialistas su aukštuoju ekonominių, teisinių, psichologinių ar filologinės švietimo.

Santrauka turi atsispindėti keletas ankstesnių darbo vietų, atleidimo iš darbo priežastis, žmonių, kurie gali skambinti ir klausti apie patirtį ir asmenines savybes kandidato kontaktai. Patartina rašyti apie savo šeiminę padėtį, pomėgius ir pomėgiai.

Tokia informacija bus naudinga darbdaviui.

Parengiant suvestinę, laikytis jos struktūra:

• Asmeninė informacija – vardas, amžius, kontaktai+
• Asmeninis – skyriuje yra laikoma neprivaloma dizaino, bet tai geriau ją užpildyti+
• Pagrindiniai įgūdžiai ir gebėjimai – nurodykite, ką biuro programos priklauso, sąrašą visiems pažangiosios mokymo kursai, seminarai, mokymai, kita papildoma mokymo praėjo+
• Darbo patirtis – sąrašas visa savo praktika, stažuotės, užbaigti projektai, savanorių programas, chronologine tvarka, nurodykite įmones, kuriose dirbote anksčiau, švietimas ir mokymai (atspindi visas edukacines programas ir kryptis, kad baigėsi)+
• Rekomendacijos – šiame skirsnyje nurodyti vardus ir kontaktus, kurie gali rekomenduoti jus į naują darbdavį, atsakyti į jums teigiamai.

Ši santrauka turėtų būti aiškiai ir glaustai parengta, jokių papildomų jame pateikta informacija turi būti.

Jei žalos po biuro vadybininkas be darbo patirties biure ieškovė, bus geriau ne, kad atspindėtų šį skyrių visais santraukos. Nereikia parodyti darbdaviui trūksta žinių ir įgūdžių. Šiuo atveju, tai geriau apibūdinti savo asmeninius ir verslo savybes, kokios švietimas yra pagrindinis ir papildomas (seminarai, apmokymai).

Apibūdinkite save kaip darbštų, ištobulintą, vykdomosios, greitai kvalifikuotas asmuo. Nenumatykite savo talentų ir gebėjimų, nesiplijuokite atnaujinimų su nereikalinga informacija.

Kaip patirtis, galima nurodyti gamybos praktiką, išankstinio diplomo stažuotę, konkrečių įvykių organizavimo įgūdžius, dalyvavimą olimpiadose, konferencijose, konkursuose, visų rūšių bandymuose. Jei turite kokių nors pasiekimų ir laimėjimų, tiesiogiai susijusių su būsimu darbu, būtinai pristatyti šią informaciją santraukoje.